時短仕事術

効率が大幅にアップ!PCのフォルダ整理・ファイル管理の具体的な方法

2021年12月17日

須崎純一
こんにちは、須崎純一です。 プロフィールはコチラ

今日は「効率が大幅にアップ!PCのフォルダ整理・ファイル管理の具体的な方法」について解説していきます。

フォルダ・ファイル整理

この記事は

こんな方におすすめ

  • 必要なファイルがすぐに見つからない
  • ファイルをどうやって綺麗に整理したらいいのかわからない
  • デスクトップにはいろんなファイルやフォルダがぐちゃぐちゃ

こんな方に向けて、「効率が大幅にアップ!PCのフォルダ整理・ファイル管理のポイント」ついて具体的ににお伝えしていきます。

あなたのパソコンの中はきちんと整理されていますか?

もりのゆかアイコン(困)
もりのゆか
ぐっっ。。。
須崎純一
この機会に一気にパソコン内も整理してしまいましょう♪

パソコン内のデータの整理にお悩みの方は、これからお伝えする内容を実践していただくと一発解消できますので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね!

ファイル管理の目的とポイント

探したいファイルへのアクセススピードが上がると、仕事の効率もグッとアップします。

フォルダやファイルを管理するメリットとしては以下の通りです。

ポイント

  • 探してたファイルをすぐ見つけられる
  • 業務効率アップ
  • 時短につながる
  • 思考も整理される
  • 人からの質問にすぐ答えられる
  • 仕事ができる人になれる

逆にフォルダ・ファイル管理が下手だと、ファイルを探すのに手間取ってしまったり、作業が二度手間になるなど「仕事ができない人」という状態になってしまいます。

フォルダ・ファイルを管理するポイント

フォルダやファイルを管理する際のポイントは以下の通りです。

ファイル管理のポイント

  • すぐ見つけられること
  • ルールが決められていること
  • しっかりとバックアップができていること

これから具体的にお伝えしていきますので、この機会にぜひパソコン内の整理もしてみてくださいね!

効率アップ!ファイル管理方法

それでは早速、効率が大幅にアップするファイル管理のポイントをお伝えします。  

1. フォルダ名・ファイル名の統一

ファイル管理ポイント1つ目が「フォルダ名・ファイル名の統一」です。

やり方はとしては以下の通りです。

ファイル管理のポイント

  • フォルダ名の「先頭文字は半角数字」で統一
  • ファイル名は「日付+種類」で統一
  • 「つなぎの記号」を統一
  • 日付の「表記」を統一

一つずつ説明していきます。

フォルダ名ファイル名

先頭文字は半角数字

例えば、仕事関係の新しくフォルダを作成した時、先頭文字を半角数字にすることで

  • 「キーワード検索」しやすい
  • 「仕事の順番」にすることができる

というメリットがあります。

フォルダをたくさん作成

もりのゆかアイコン(笑)
もりのゆか
仕事の流れ順になってたら、資料も探しやすそうですね!
須崎純一
数字にしておくことで順番も整うし、一石二鳥だね♪

もし、フォルダを追加したい場合でも、

ポイント

  • 10_会議資料
  • 11_(追加フォルダ)
  • 20_参考動画
  • 21_(追加フォルダ)
  • 30_企画書
  • 40_議事録

「11_」「21_」のように先頭を数字にしておくことで、順番も入れ替わらないためとても便利です!

つなぎの記号を統一

つなぎの記号というのは、数字と文字をつなぐ記号を

  • ハイフン( - )
  • アンダーバー( _ )

どちらにするのか決めるという意味です。

須崎純一
ハイフンとアンダーバーが混ざってしまうと下記のように見た目が悪くなります。
  • 10-会議資料
  • 20_参考動画
  • 30-企画書
  • 40_議事録

なので、あらかじめハイフン( - )を使うのか、アンダーバー( _ )を使うのかを決めておくといいですね^^

ここでの注意点は

ファイル名のつなぎにスペースは使わない

という点です。

須崎純一
ソフトウェアによっては、ファイル名にスペースがあると正しく処理できないことがあります!

日付の表記を統一する

日付の表記も同じです。

  • 20211216
  • 2021年12月16日
  • 2021/12/16

西暦の桁数が揃っていないと時系列に並べることができないため、西暦は4桁か2桁のどちらにするか統一しておきましょう。

2. テンプレートフォルダを作る

ファイル管理ポイント2つ目が「テンプレートフォルダを作る」です。

これは、

  • クライアントが多くいる方
  • プロジェクトを企画される方

など、必要なフォルダがある程度決まっている方におすすめの方法です。

方法はとても簡単で、

簡単な流れ

  • 空のフォルダ一式を作成しておく
  • 新しいクライアントができるたびにコピーして使う

あらかじめテンプレートが準備されていると、毎回フォルダを作る手間が省けます。

テンプレートを作成

須崎純一
一度テンプレートを作ってしまうと後がとても楽になりますよ!

3. フォルダの階層は多くても3〜4まで

ファイル管理ポイント3つ目が「フォルダの階層は3〜4つまで」です。

フォルダの階層がたくさんあると、

フォルダの中にフォルダ、そのフォルダの中にまたフォルダ。。。

というように、「目的のファイルに辿り着くまでに何度もフォルダを開けないといけない」という状態になり手間がかかります。

フォルダの階層

須崎純一
できるだけ階層は少なくして、多くても4つまでにしておきましょう!

4. タグ(ラベル)をつける

ファイル管理ポイント4つ目が「タグ(ラベル)をつける」です。

目的のファイルを見つける際、フォルダを順々に辿って見つけるという方法が一般的ですが、

チェックリスト

  • ファイルの属性で探したい
  • 直感的にファイルを絞りたい

と思われている方には「タグ(ラベル)」の活用がオススメです。

タグ(ラベル)をつける

須崎純一
重要度に合わせて色分けするのも一つの方法ですね!

タグの名称も変えられますので、「重要」や「緊急」など、自分がパッとみてわかるような名前にするといいかもしれません。

Windowsの場合

Windowsにもタグ機能の他に、「ファイルをタグ管理できるソフト」などもあります。

5. 一時保存フォルダを作る

ファイル管理ポイント5つ目が「一時保存フォルダを作る」です。

例えば

  • どのフォルダに保存するか迷っている
  • 終わったらすぐに消す予定のフォルダ

など、一時的なファイルの仮置き場として「一時保存フォルダ」を作っておくと便利です。

もりのゆかアイコン(困)
もりのゆか
確かに「迷ったらひとまずここに入れる」用のフォルダがあれば便利ですね!
須崎純一
あくまで一時的な仮置き場なので、定期的に確認することも忘れないようにしましょう!

一時保存フォルダは定期的に

  • ファイルの「削除」
  • ファイルの「移動」

をして、ゴミ箱化しないように気をつけましょう。

6. 不要なファイルは定期的に削除

ファイル管理ポイント6つ目が「不要なファイルは定期的に削除」です。

当たり前のようで、意外とやれていないのがこれです。

現在使用しているファイルと、使っていないファイルがあると、どうしてもごちゃごちゃして効率が悪くなってしまいます。

とにかく

  • 使い終わったファイル
  • もう使わないフォルダ

は定期的に削除していきましょう!

そんな中でもよく聞くお悩みとして以下のようなことです。

削除していいファイルかどうかの判断ができない

「もう多分使わないけど、削除するのはまだちょっと怖いな〜」と思うようなファイルがあるとき用に、

Trash(トラッシュ)フォルダ

を作っておきましょう。

Trash(トラッシュ)フォルダは、先ほどお伝えした

  • 一時保存フォルダ
  • ゴミ箱

とは違い、

使わないけど、削除するのは怖い!!と思うようなものを入れておくものです。

須崎純一
Trashフォルダがあると、消せずに迷っているファイルをひとまずこちらにポンポン移動できますよね!

もちろんそのままにしておくと容量がいっぱいになてしまうので、こちらも定期的に削除していく方がいいですが、

そのまま他のファイルと一緒にしておく方が良くありません。

ファイル管理にオンラインストレージを活用

ファイル管理に「オンラインストレージ」を使うとさらに便利になります。

ここでオススメするオンラインストレージは以下の通りです。

オススメのオンラインストレージ

  • Googleドライブ
  • Googleフォト
  • DropBox

よく「iCloudはどうですか?」と聞かれることがあるのですが、個人的にあまりオススメしません。

▼理由はこちら▼

ちなみに、写真や動画の保存はGoogleフォトがオススメです。

オンラインストレージを活用するメリット

オンラインストレージを利用するメリットには以下の通りです。

オンラインストレージのメリット

  • いつでもどこでもアクセス可能

  • ファイルを一元管理できる

  • 共同作業ができる

  • 自動でバックアップしてくれる

いつでもどこでもアクセス可能

インターネット環境のある場所からなら、時間や場所に関係なくいつでも保管している場所にアクセスできます。

もりのゆかアイコン(笑)
もりのゆか
時間や場所を気にせずファイルを確認できるのは便利ですね!
須崎純一
書類やUSBを持ち歩かないといけないってこともなくなるからスマートだよね!

オンラインストレージは、パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどでもアクセスできるため、出先でファイルを確認したい時などは、スマホでさっと確認できるので非常に便利です。

ファイルを一元管理できる

ファイルやフォルダを自分のPC内に保管していたり、USBなどで保管していたりと、保管場所があちこちになっていると

「あれ?あの資料どこだっけ?」

ということにもなりかねません。

そんな時にオンラインストレージを活用すると、分散していた保管場所が1箇所に整理することができます。

須崎純一
誰かにファイルを送る際も、添付ファイルにするのではなく、共有のアドレスを送るだけで完了するので非常に簡単です♪

共同作業ができる

オンラインストレージでは、複数人で管理することもできるため

  • 同時に資料を編集する
  • 全員が同じ場所に保管する

などが可能です。

組織で共同で使用することで、効率化もアップしますし、全員で同じ画面を共有することでペーパーレスにもつながります。

自動でバックアップしてくれる

多くのオンラインストレージは「自動でバックアップ」を行ってくれます。

そのため、

  • 手動でバックアップを取る必要がない
  • サーバー障害などでファイルが消える心配がなくなる

というメリットがあります。

オンラインストレージを活用するデメリット

オンラインストレージを利用するデメリットには以下の通りです。

チェックリスト

  • セキュリティでのリスク
  • 障害発生時の対応
  • カスタマイズが難しい

セキュリティ上でのリスク

オンラインストレージは「時間・場所に関係なくいつでもアクセスできる」ため、

  • 第三者の不正アクセス
  • 情報漏洩

これらのリスクも高まります。

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もりのゆか
確かにパスワードがわかっちゃったら不正にログインされますもんね
須崎純一
なので、IDやパスワードの管理は徹底する必要があるよね!

組織など、大勢で使用する際は時に気をつけて管理しましょう!

障害発生時の対応

オンラインストレージはクラウド上でファイルが保管されているため、万が一アクセス障害が起こった場合などは非常に困ります。

もりのゆかアイコン(困)
もりのゆか
こうなったら復旧を待つしかできないですね
須崎純一
こうんな時に備えて、障害発生時の対応は事前に確認しておいた方がいいね!

カスタマイズが制限される

オンラインストレージを活用する際、「自分なりのカスタマイズがしたい」と思ってもなかなか難しいことがあります。

須崎純一
管理方法にこだわりたい方は、オンラインストレージを使用する前に、機能やシステム等を確認してから選ぶ方がいいかもしれません。

まとめ

フォルダやファイルの整理がきちんとできている人は、仕事の評価が上がりやすく、作業スピードも格段にアップします。

これを機にぜひパソコン内の整理をして、スッキリとした環境で作業をしてみてくださいね!

須崎純一
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  • この記事を書いた人

須崎純一(ロッキー)

8年間で4社転職→社会不適合と自覚し逃げの起業→貯金をすり減らすも、FXで一発逆転を狙う→200万円の損失→経営塾で修行→起業コンサルデビュー→初クライアントさんが3ヶ月で月収7桁超え→月収8桁超えのクライアントを多数輩出→場所に制限がない「フーテンの寅さん生活」で全国を転々としてます。(飲み屋ネーム:ロッキー)

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